Rapportage rechtmatigheid

Op grond van de Gemeentewet zijn alle overschrijdingen op de lasten ten opzichte van de begroting (na wijziging) onrechtmatig. In de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV staan de uitgangspunten voor de begrotingsrechtsmatigheid. De gemeenteraad heeft op 4 december 2018 het controleprotocol 2018 vastgesteld. Hiermee zijn de reikwijdte, het normenkader en de rapportage-aspecten rondom de controle van de jaarrekening voor de accountant bepaald.

Voor nadere informatie wordt verwezen naar het Controleprotocol 2018.

Goedkeuringstolerantie
De goedkeuringstolerantie is de norm voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring. Wanneer de geconstateerde onzekerheden en/of fouten binnen het vastgestelde bedrag blijven (gebaseerd op een percentage van het totaal van de lasten) is het oordeel van de accountant dat de jaarrekening en bijbehorende balansmutaties getrouw en rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) bepaalt dat de goedkeuringstolerantie ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de totale lasten van de gemeente bedraagt. Ten aanzien van onzekerheden in de controle bedraagt de goedkeuringstolerantie 3% van de totale lasten.

Het totaal van de lasten van de jaarrekening 2018 van de gemeente bedraagt € 94,6 miljoen. Op basis hiervan betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening tot € 946.000 en een totaal aan onzekerheden tot € 2,8 mln. de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen beïnvloeden.

Rapportagetolerantie
In het controleprotocol is de rapportagetolerantie bepaald op een vast bedrag van € 50.000. Dit houdt in dat fouten en onzekerheden gelijk aan of boven € 50.000 worden opgenomen in het rapport van bevindingen van de accountant.

Beoordeling begrotings(on)rechtmatigheid
Begrotingsafwijkingen en -overschrijdingen moeten door de gemeenteraad worden geautoriseerd. In de regel worden begrotingswijzigingen vooraf door het college aan de raad voorgelegd ter autorisatie. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgend de Gemeentewet tijdens het jaar zelf aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Slechts indien de omstandigheden een autorisatie vooraf niet mogelijk maken moet achteraf een begrotingswijziging worden voorgelegd. Indien de raad hiermee instemt wordt de besteding alsnog geautoriseerd en is deze rechtmatig.

Voor het toetsen van de begrotingsrechtmatigheid kunnen zeven verschillende begrotingsoverschrijdingen worden onderscheiden. In onderstaand overzicht wordt aangegeven wat de consequentie van een overschrijding is voor het accountantsoordeel.

In onderstaande tabel zijn de lastenoverschrijdingen per programma opgenomen met vermelding van de categorie waarin de overschrijdingen zijn in te delen.

In veel gevallen ontstaat een overschrijding door een hogere toerekening van ambtelijke uren.
De oorzaak kan tweeledig zijn. Er worden meer uren geschreven op het betreffende product/ taakveld. Dit betekent dat er op andere producten minder uren zijn gerealiseerd dan begroot. Daarnaast kan door verplichte nacalculatie de toerekening hoger uitvallen dan begroot.

Per saldo is er een onderschrijding van € 162.000 op de urenverantwoording van de ambtelijke inzet. Er is deze gevallen dan ook geen sprake van onrechtmatigheid die meetelt in het oordeel.

Voor een totale analyse van de loonkosten en inhuur wordt verwezen naar de paragraaf bedrijfsvoering.

De maximale onrechtmatigheid per programma is de overschrijding van het programma.

Toelichtingen per programma
Programma 1 Burger, bestuur en veiligheid

Externe advisering (overschrijding € 25.000, telt mee in oordeel)
De overschrijding Adviesorganen wordt veroorzaakt door enkele langdurige juridische kwesties (categorie B).

Public Relations en communicatie (overschrijding € 18.000, telt mee in oordeel)
Op dit taakveld is sprake van een incidentele overschrijding als gevolg van hogere uitgaven aan kleine attenties (bloemen, jubileum) en communicatiemiddelen (categorie B).

Archief (overschrijding € 31.500, telt niet mee in oordeel)
Dit betreft vooral een hoger toerekening ambtelijke uren. Op andere taakvelden is minder inzet geweest. Per saldo is er een onderschrijding op de totale personele lasten (zie paragraaf bedrijfsvoering). Er is geen sprake van een onrechtmatigheid.

Integrale veiligheid en openbare orde (overschrijding € 194.000, waarvan € 176.000 niet meetelt in oordeel)
Dit betreft hoofdzakelijk een hogere toerekening van ambtelijke uren (€ 176.000). Op andere taakvelden is minder inzet geweest. Per saldo is er een onderschrijding op de toegerekende ambtelijke uren. Er is geen sprake van onrechtmatigheid.
Daarnaast zijn er incidenteel hogere uitgaven gedaan voor onder meer de buurtpreventen (onder meer nieuwe jassen) en het vuurwerkdetectiesysteem (categorie B; € 18.000).

Programma 6 Sport en cultuur

Zwembad (overschrijding € 12.000, telt mee in oordeel)
Er ontstaat een eenmalig nadeel doordat dit jaar iets hogere kosten zijn gemaakt voor MOP-onderhoud. Ook de kapitaallasten kwamen hoger uit dan geraamd (categorie B).

Buitensportaccommodaties (overschrijding € 48.000, waarvan € 24.000 meetelt in oordeel)
Er is een overschrijding op het reguliere onderhoud van de sportvelden. Voornamelijk vanwege aanpassingen en schades aan verlichtingsinstallaties, hogere onderhoudskosten van de grasvelden en hogere exploitatielasten van het wagen- en machinepark (categorie B, € 24.000). Het resterende verschil (€ 24.000) wordt veroorzaakt door een verschuiving in ambtelijke uren.

Welzijnsaccommodaties (overschrijding € 25.000, telt mee in oordeel)
Er ontstaat hier een nadeel doordat voor één gemeentelijke welzijnsaccommodatie kosten zijn gemaakt vanwege onuitstelbaar en niet geraamd onderhoud (categorie B).

Programma 7 Middelen

Treasury (overschrijding € 218.000, waarvan € 213.000 niet meetelt in oordeel)
De betaalde rente over de langlopende leningen bedraagt € 124.000 hoger dan begroot. Op het taakveld Overige baten en lasten is dit nadeel reeds voorzien voor een bedrag van € 119.000. Per saldo is sprake van een overschrijding van € 5.000 (categorie B).

Nacalculatie van de aan de grondexploitaties door te berekenen rente leidt tot een nadeel van € 95.000. Aangezien de nacalculatie pas na afloop van het verslagjaar kan worden uitgevoerd is hier geen sprake van een onrechtmatigheid die meetelt in het oordeel (categorie D).

Overige baten en lasten (overschrijding € 167.000, telt niet mee in oordeel)
Dit betreft overschrijdingen van personeelskosten als gevolg van incidentele kosten als gevolg van een personele verplichting en de salarislasten van niet geraamde kosten van bovenformatieven. De overschrijding was dusdanig laat in het jaar bekend dat er hiervoor geen begrotingswijziging meer kon worden opgesteld.

OZB (overschrijding € 80.000, telt niet mee in oordeel)
De overschrijding betreft een dotatie van € 15.000 in de voorziening dubieuze debiteuren. Dit betreft een kostenoverschrijding die past binnen het bestaande beleid en had niet eerder kunnen worden geconstateerd.

Voor een bedrag van € 21.000 betreft dit een hogere toerekening van ambtelijke uren. Hier is derhalve geen sprake van een onrechtmatigheid.

Hogere uitvoeringskosten (€ 43.000, telt niet mee in oordeel)
De uitvoeringskosten Wet WOZ zijn met € 43.000 zijn overschreden (categorie B). Dit wordt mede veroorzaakt door de ingediende bezwaarschriften door de belanghebbenden ingeschakelde no cure no pay bureaus. In 2018 was dit 42% van het totaal aantal bezwaarschriften. Deze bureaus dienen na aanpassing van de WOZ-waarde bij de gemeente een nota proceskosten in. Dit was in 2018 totaal € 20.600 en in 2017 totaal € 4.170. Tevens heeft in 2018 een medewerker zijn ontslag genomen en om de bezwaarschriften en de herwaardering 2019 tijdig klaar te hebben, moest extra menskracht worden ingehuurd. De hogere kosten zijn gecompenseerd door hogere opbrengsten (bijstellingen in eerste en tweede bestuursrapportage, categorie E).

Precariobelasting (overschrijding € 11.000, telt niet mee in oordeel)
Dit betreft hoofdzakelijk een hogere toerekening van ambtelijke uren (€ 11.000). Op andere taakvelden is minder inzet geweest. Per saldo is er een onderschrijding op de totale personele lasten (zie paragraaf bedrijfsvoering). Er is geen sprake van onrechtmatigheid die meetelt in het oordeel.

Programma 8 Overhead

Personele overhead (overschrijding € 373.000, telt niet mee in oordeel)
Bij de Kaderbrief en de tweede bestuursrapportage is de raad geïnformeerd over een hogere stijging (€ 300.000) van de personeelslasten (voornamelijk pensioenpremies) dan bij de begroting voorzien. Omdat die stijging structureel van aard is, is deze in de begroting voor 2019 en verder al verwerkt.

Voor het jaar 2018 zijn de begrotingscijfers hierop niet bijgesteld omdat er de hoogte van de uiteindelijke overschrijding nog niet konden worden vastgesteld. Gemeld is dat in de jaarrekening zal blijken hoe groot het tekort exact is.

Automatisering (overschrijding € 64.000, telt mee in oordeel)
De implementatiekosten van het nieuwe Document Management Systeem (DMS) hebben geleid tot een incidentele overschrijding (categorie B).  

Doorbelasting overhead (overschrijding € 46.000, telt niet mee in oordeel)
Omdat niet alle voorgenomen investeringen zijn uitgevoerd, zijn er minder uren toegerekend aan investeringsprojecten. Omdat de doorbelasting van de overhead via het uurtarief plaatsvindt, leidt dit tot een nadeel op de doorbelaste overhead (categorie D).

Investeringen
De volgende, in het verslagjaar afgeronde investeringen, hebben geleid tot een overschrijding van de raming. De overschrijdingen aangemerkt als financieel onrechtmatig.

Het betreft de volgende investeringen:

Beoordeling rechtmatigheid
Elke overschrijding van de begroting is in principe onrechtmatig. Echter, niet elke overschrijding telt mee in het oordeel van de accountant over de rechtmatigheid. Geconcludeerd kan worden dat volgens bovenstaande tabel sprake is van onrechtmatigheid van € 172.000 (€ 150.000 exploitatie en € 22.000 investeringen), die meetelt in het oordeel van de accountant.