Wat hebben we bereikt?
Vanaf 2017 is een wijziging van het Besluit begroting en verantwoording (BBV) van kracht geworden met - onder meer - als doel om de overhead van de gemeenten beter inzichtelijk (en vergelijkbaar) te maken. De overhead mag niet langer worden toegerekend aan de afzonderlijke programma's en daarmee taken en activiteiten, maar moet in een apart totaal overzicht worden gepresenteerd.
Volgens deze nieuwe methodiek wordt in de begroting en verantwoording niet meer gerekend met een integrale kostprijs. In een aantal gevallen speelt het hanteren van een integrale kostprijs wel een belangrijke rol. Het niet toerekenen van overhead en rente aan grondexploitaties, investeringen en taken waaraan een kostendekkend tarief is verbonden, zou tot een tekort in de bestaande begroting leiden. De overhead wordt, voor zover nodig, daaraan (extra comptabel) toegerekend.
De overheadfunctie is dienstbaar aan de gemeente als geheel. Het is ondenkbaar dat de gemeente zijn taken kan uitvoeren zonder overhead. Tegelijkertijd is het zaak ook de efficiency van de overheadfunctie voortdurend te monitoren en indien nodig aan te passen. Om vorm te geven aan een voortdurende verbetering van de overheadfunctie zullen wij de overhead en de afzonderlijke componenten daarvan middels benchmarking blijvend toetsen. De beleidsindicatoren, die als gevolg van de vernieuwing van de BBV zijn voorgeschreven, dragen bij aan de verdere verbetering van de interne sturing van de raad.
Wat is overhead?
Het BBV schrijft voor dat bij het bepalen wat behoort tot het overzicht overhead, gebruik moet worden gemaakt van de definitie voor overhead van het benchmarkinstrument 'Vensters voor Bedrijfsvoering'. Deze definitie luidt: "overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van het primaire proces".
Overhead bestaat uit:
- Leidinggevenden primair proces (projectleiding valt hier buiten);
- Financiën, toezicht en controle gericht op de (eigen) gemeentelijke organisatie;
- Personeel en organisatie;
- Inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement);
- Communicatie (interne en externe communicatie, uitgezonderd klantcommunicatie);
- Juridische zaken (uitgezonderd bezwaar- en beroep en primaire taken als vergunningverlening);informatievoorziening en automatisering (ICT);
- Facilitaire zaken en Huisvesting (inclusief beveiliging);
- Documentaire informatie voorziening (DIV);
- Bestuurszaken en bestuur- ondersteuning;
- Managementondersteuning primair proces.
Door het samenvoegen van de inkomsten en uitgaven op het gebied van overhead in één overzicht wordt het volgende bereikt:
- Een beter inzicht in de omvang en samenstelling van de overhead
- Betere sturing en verantwoording op de indirecte kosten
- Een grotere vergelijkbaarheid met andere gemeenten
- Verbetering van de transparantie van de begroting